Учёт расходов на ремонт: как не потерять чеки
Вести учёт расходов на ремонт так, чтобы в конце всё сошлось, помогает одно правило: каждый расход записывают в день покупки, а чек сразу превращают в снимок. Кассовый чек сканируют по QR-коду - сумма и дата подставятся сами, снимок сохранится вместе с расходом. Наличные мастеру и переводы без чека записывают вручную, с пометкой, за какой этап. Раз в месяц потраченное сверяют с бюджетом по статьям. Тогда бумажные чеки можно потерять - копия уже есть.
Почему расходы «не сходятся»
Обычно причин три:
- чек выброшен вместе с упаковкой - а потом нужен по гарантии или для возврата;
- наличные мастеру не записаны - аванс за этап, «на материалы», доплата за срочность;
- записи разбросаны - часть в заметках телефона, часть в банке, часть в голове.
Учёт решает все три, если записывать сразу и в одно место.
Шаг 1. Задайте бюджет и запас
На этапе «Планирование» в маршруте есть пункт «Определить бюджет»: общий бюджет ремонта и резерв на непредвиденные расходы. Подсказка к нему - желательно предусмотреть запас 10-15%.
В приложении: вкладка «Смета» → «Задать бюджет объекта». После этого в карточке «Общий бюджет» видно «Потрачено» и «Осталось». Как посчитать сам бюджет - в статье Как составить смету на ремонт квартиры.
Шаг 2. Разложите расходы по статьям
Статьи сметы отвечают на вопрос «на что ушли деньги». В приложении четыре встроенные статьи:
- «Строительные работы»;
- «Отделочные работы»;
- «Инженерные системы»;
- «Дизайн и мебель».
Свою статью добавляют так: «Категории расходов» → «+ Добавить категорию», название и значок, например «Окна и двери». Встроенные статьи можно переименовать: долгое нажатие → «Изменить». Удалить можно только свою статью и только когда в ней нет расходов.
Не дробите слишком мелко: пяти-восьми статей обычно хватает, чтобы увидеть, где перерасход. Зато держите отдельно работы и материалы, если хотите понимать, сколько стоит бригада.
Шаг 3. Записывайте в день покупки
Кассовый чек
Вкладка «Смета» → «Сканировать чек» → наведите камеру на QR-код внизу чека. Сумма и дата подставятся сами, снимок чека сохранится в смете. Если покупали в этом магазине раньше, приложение подберёт статью по прошлому чеку - проверьте её и нажмите «Сохранить».
Что ещё полезно знать:
- повторный чек приложение узнаёт и второй раз не добавляет;
- чек возврата в смету не добавляется;
- QR-код не читается - возьмите «Фото из галереи» или «Ввести вручную»;
- чеки для сметы распознаются без предела на любом тарифе.
Расход без чека
Вкладка «Смета» → «Добавить расход»: сумма, статья, дата - «Сегодня», «Вчера» или «📅 Другая дата» - и комментарий. В комментарии напишите, за что и кому: «Аванс за этап «Электрика»», «Доставка плитки». Через три месяца это единственная подсказка, что это был за платёж.
Записывать можно и задним числом, если забыли, - выберите «📅 Другая дата».
Если ошиблись
Изменить внесённый расход нельзя: удалите его и добавьте заново. Долгое нажатие на расход в списке «Мои расходы» → «Удалить расход?».
Шаг 4. Платежи бригаде
Деньги мастерам - обычно самая крупная часть сметы и чаще всего без чека. Как не запутаться:
- платите по этапам и записывайте каждый платёж в день оплаты;
- в комментарии пишите этап и что именно оплачено: работа или материалы;
- если бригада покупает материалы сама, просите чеки и сканируйте их - так видно, что куплено на ваши деньги;
- перед последним платежом сверьте, сколько уже отдано по договору.
Как договориться об оплате по этапам - в статье Оплата бригаде по этапам: как договориться и платить.
Шаг 5. Сверяйтесь раз в месяц
На вкладке «Смета» есть график «Расходы по месяцам». На нём можно задать месячный лимит: потяните пунктирную линию - так видно, какой месяц вышел дороже задуманного. А за общим бюджетом следит колокольчик на Главной: в разделе «Сейчас важно» появится «Бюджет на исходе», когда остаётся мало, и «Перерасход», когда потрачено больше бюджета.
Раз в месяц посмотрите:
- сколько осталось от бюджета и от запаса;
- в какой статье расходы растут быстрее плана;
- все ли платежи бригаде записаны;
- у всех ли крупных покупок есть снимок чека.
Кто видит расходы
Смету, расходы, чеки и бюджет видят собственник и дизайнер. Мастеру и прорабу они закрыты: вкладки «Смета» у них нет, и расходы на их телефон не приходят. Поэтому суммы не стоит писать в задачи или ленту - их видят все. Подробнее - в статье Кому видна смета: что видят мастер и дизайнер.
На компьютере и без связи
В веб-версии расходы - таблица с поиском «Найти расход», а чек можно загрузить файлом: «Добавить расход» → «Загрузить чек», фото JPG или PNG с QR-кодом целиком.
Без связи расходы и чеки сохраняются на телефоне и уходят на сервер, когда связь появится. Подробнее - в статье Работа без связи: что сохранится.
Что делать с чеками в конце ремонта
- Выгрузите смету в Excel: кнопка «Excel» вверху вкладки «Смета» соберёт бюджет, потраченное, статьи и расходы по месяцам.
- Сохраните чеки на технику и материалы - они нужны по гарантии. В PDF техпаспорта попадают и фото чеков, до 24.
- Бумажные чеки на крупные покупки храните вместе с гарантийными талонами. Сколько хранить - в статье Какие документы хранить после ремонта.
Чек-лист учёта
- Бюджет задан, запас 10-15% заложен.
- Статьи сметы настроены: работы отдельно от материалов.
- Каждый чек отсканирован в день покупки.
- Наличные и переводы записаны с комментарием «за что и кому».
- Месячный лимит задан на графике, «Сейчас важно» не показывает перерасхода.
- Раз в месяц - сверка с бюджетом.
- В конце - выгрузка в Excel и чеки на технику рядом с гарантией.
Пошагово по кнопкам вкладки «Смета» - в статье Смета, расходы и чеки.